Effektives Zeitmanagement – eine Einführung

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Effektives Zeitmanagement

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Effektives Zeitmanagement
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„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zuviel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Dieses Zitat schnappte ich kürzlich in einer internen Schulung zum Thema Zeitmanagement auf. Da mich das Thema persönlich schon seit einiger Zeit interessiert, kam mir die Idee, dazu einen Artikel zu verfassen. In diesem Beitrag möchte ich die Grundsätze des effektiven Zeitmanagements vorstellen und Aspekte hervorheben, die dabei von größter Relevanz sind. Im Verlauf dieses Artikels möchte ich klären, was Zeitmanagement bedeutet, welche Vorteile es bietet und nicht zuletzt, wie optimiertes Zeitmanagement in der Praxis aussieht.

Was bedeutet Zeitmanagement?

Fragt man Wikipedia zum Thema Zeitmanagement, so heißt es: „Unter Zeitmanagement versteht man mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten.“ Soweit alles klar. Zeitmanagement soll mir also dabei helfen, all meine Aufgaben und Vorhaben in der mir zur Verfügung stehenden, begrenzten Zeit zu erledigen. Gelingt mir das, so entstehen mannigfaltige Vorteile, die ich nachfolgend aufzeigen möchte.

Optimiertes Zeitmanagement soll mir dabei helfen,

  • eine gute Übersicht über zu erledigende Tätigkeiten zu bekommen,
  • Prioritäten konsequent setzen zu können,
  • mehr Freiraum und damit gute Voraussetzungen für Kreativität zu schaffen,
  • mehr Freizeit zu gewinnen,
  • Stress zu reduzieren, als Folge größerer Freiräume und mehr Freizeit,
  • gesetzte Ziele konsequent und systematisch zu verfolgen und zu erreichen.

Zeitdiebe erkennen und eliminieren

Zeitdiebe

© Comstock / ThinkStock

Jeder von uns hat seine ganz persönlichen Zeitdiebe. Zeitdiebe sind Störungen und Unterbrechungen, die uns Zeit rauben, indem sie uns von unserer Arbeit ablenken oder abhalten. Sie kosten uns Zeit, bringen uns aber nicht voran. Beispiele für solche Störfaktoren kennt wohl jeder:

  • Das Telefon klingelt und reißt mich aus meiner Konzentration.
  • Kollegen lenken ab, häufig mit Nichtigkeiten.
  • Unnötig lange, ineffektive Meetings halten mich von wichtigen Aufgaben ab.
  • Fehlende Prioritäten verleiten mich dazu, mich auf viele Aufgaben gleichzeitig zu stürzen.
  • Es kommt immer etwas Unvorhergesehenes dazwischen.
  • Papierkram und Korrespondenz kommen mir kontinuierlich in die Quere.
  • Ich kann einfach nicht NEIN sagen und übernehme häufig Aufgaben von/für Kollegen.

Es ist wichtig, dass wir solche Zeitfresser ausfindig machen und aus dem Weg räumen bzw. möglichst stark reduzieren. Denn bereits diese Maßnahme spart uns enorm viel Zeit ein, sofern sie konsequent durchgeführt wird. Ein bewährtes Vorgehen, um seine persönlichen Zeitdiebe zu erkennen, stellt die Mind-Map-Methode dar. Dabei werden sämtliche Ideen und Gedanken zu einem Thema übersichtlich strukturiert und visualisiert. Konkret heißt das, wir müssen alle Aktivitäten, die Zeit in Anspruch nehmen, in einer Mind Map erfassen und dabei alle Zeitdiebe hervorheben, um sie klar und deutlich wahrzunehmen. Die Vorteile der Mind-Map-Methode gegenüber anderen Verfahren liegen darin, dass hierbei der Funktionsweise des Gehirns Genüge getan wird. Beide Gehirnhälften werden gleichermaßen aktiviert: die linke, für Sprache, Logik, Analyse zuständige Gehirnhälfte, sowie die rechte, bildliche und kreative Hälfte. Hat man seine Zeitdiebe auf diese Weise visualisiert, kann man diese gezielt ausschalten.

Mind Map der täglichen Aufgaben

© iStockphoto / ThinkStock

Ziele setzen und erreichen

Projekte mit der Salami-Technik gliedern

© ThinkStock

Die beste Zeitplanung nützt nichts, wenn man keine konkreten Ziele formuliert. Denn erst durch definierte Ziele lassen sich Maßnahmen und damit auch der Zeitaufwand messen und bewerten. Bei der Definition von Zielen ist es wichtig, sich Klarheit zu verschaffen. Dazu gehört ein zeitlicher Rahmen, Maßnahmen zur Zielerreichung sowie erste Aktionsschritte. Die Planung sollte stets schriftlich festgehalten werden. Abschließend wird der Prozess einer Erfolgskontrolle unterzogen und neu evaluiert. Bei großen Projekten/Aufgaben bietet sich die sog. Salami-Taktik an. Bei dieser wird das Gesamtprojekt in kleine Teilaktivitäten zerlegt und Schritt für Schritt abgearbeitet. Zum einen fühlt man sich dadurch nicht von der Größe der Aufgabe erschlagen, zum anderen erfreut man sich an dem kontinuierlichen Fortschritt, der sich durch das Abschließen der einzelnen Schritte bemerkbar macht.

Das Pareto-Prinzip
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bolg.mindsquare.de

Bei der Festlegung der vorzunehmenden Maßnahmen empfiehlt es sich, das Pareto-Prinzip (auch als 80:20-Regel bekannt) zu berücksichtigen. Dieses Prinzip besagt, dass häufig 20 Prozent der eingesetzten Zeit und Energie 80 Prozent des Ergebnisses erzielen. Umgekehrt bedeutet es, dass 80 Prozent meiner Maßnahmen lediglich 20 Prozent des gewünschten Ergebnisses erbringen.
 

Die Zeitplanung

Allgemeine Erfahrungen zeigen, dass der zeitliche Mehraufwand, den eine gründliche Zeitplanung verursacht, im Endeffekt eine Zeitersparnis des gesamten Prozesses zur Folge hat. D. h., die für die Planung aufgewendete Zeit wird durch die Zeitersparnis mehr als kompensiert. Die folgende Anekdote bringt es auf den Punkt:
Ein Mann sägt mit stumpfer Säge einen Baum. Ein Spaziergänger beobachtet das Spektakel und fragt: „Warum schärfst du deine Säge nicht? Dann fiele dir die Arbeit leichter und du könntest mehr Bäume sägen.“ Darauf erwidert der sägende Mann: „Ich habe keine Zeit, meine Säge zu schärfen, ich muss doch sägen!“
Sorgfältig planen bedeutet vor allem auch schriftlich zu planen. Zum einen entlastet man somit sein Gedächtnis und verliert nicht die Ziele und Maßnahmen aus den Augen. Gleichzeitig hat man damit automatisch eine Dokumentation der geleisteten Arbeit.
Bei der Zeitplanung empfiehlt es sich, mit der Tagesplanung zu beginnen. Ein Tag ist die kleinste zeitliche Einheit eines ausgereiften Zeitplans. Die Planung einzelner Tage bietet den Vorteil, dass man jeden Tag neu planen kann und durch „schlechte“ Tage nicht komplett aus der Bahn geworfen wird. Um nicht Gefahr zu laufen, den Tag unrealistisch zu verplanen und mit zu vielen Aufgaben zu überfrachten, hat sich bei der Tagesplanung die sog. ALPEN-Methode etabliert.

A – Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben

In Form einer einfachen To-do-Liste alle Aufgaben und Termine des Tages festhalten. Auch Unerledigtes vom Vortag wird hier aufgenommen.

L – Länge schätzen

Den Zeitbedarf einer jeden Aufgabe möglichst realistisch abschätzen. Hierbei auf Erfahrungswerte zurückgreifen.

P – Pufferzeit einplanen

Pufferzeiten für Unvorhergesehenes nach der 60:40-Regel einteilen. Diese Regel besagt, dass man 60 Prozent des Tages fest für Aufgaben verplanen und die restlichen 40 Prozent für Eventualitäten reservieren sollte.

E – Entscheidungen treffen

Vorgenommene Aufgaben priorisieren, gegebenenfalls delegieren und notfalls streichen.

N – Nachkontrolle

Am Ende des Tages eine Kontrolle der vorangegangenen Punkte durchgeführen. Erkenntnisse aus dieser Reflexion in die zukünftige Planung einfließen lassen. Unerledigte Aufgaben in die Planung des nächsten Tages übernehmen.

Prioritäten setzen

Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist es wichtig, anfallende Aufgaben priorisieren und delegieren zu können. Eine bewährte Vorgehensweise bei der Priorisierung von Aufgaben stellt das Eisenhower-Prinzip dar. Bei dieser Methode werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und entsprechend gehandhabt.

Das Eisenhower-Prinzip
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Quelle: Lothar J. Seiwert, 2010

Hat man seine Aufgaben priorisiert, empfiehlt es sich, diese entsprechend der Leistungskurve zu terminieren, damit man die leistungsstärksten Zeiten nicht für weniger wichtige Aufgaben „verschwendet“. Diese Leistungskurve bildet die Leistungsfähigkeit eines Menschen im Verlauf eines Tages ab.

Die menschliche Leistungskurve im Tagesverlauf

Quelle: wb-cc.de

Nach diesem Leistungsverlauf ist es sinnvoll, hoch priorisierte Aufgaben in die Morgenstunden zu legen, Routinetätigkeiten hingegen möglichst während des Mittagstiefs zu erledigen.

Fazit

Ich persönlich bin davon überzeugt, dass ein aktives Zeitmanagement mit all seinen Prinzipien und Methoden den Arbeitsalltag signifikant erleichtern kann. Doch der Erfolg effektiven Zeitmanagements steht und fällt mit der konsequenten Umsetzung und Einhaltung der hier vorgestellten Maßnahmen und Methoden. Es reicht leider nicht, ein, zwei Ratgeber zum Thema gelesen und verstanden zu haben. Nach meiner Erfahrung zeigt bereits die Umsetzung der ersten Schritte deutliche Erfolge. Das Erkennen und Reduzieren der Zeitdiebe sowie das Erstellen von realistischen Tagesplänen hat sich bei mir sehr schnell positiv bemerkbar gemacht.

Wie sieht’s bei euch aus? Habt ihr vielleicht gute Erfahrungen mit bestimmten Techniken des Zeitmanagements gemacht? Lasst uns gerne an eurem Erfahrungsschatz teilhaben und postet in den Kommentaren!

Wir wünschen eine durchgeplante und stressfreie Woche,
Andreas und die SEO Trainees

SEO Trainee
Bei der Suchmaschinenoptimierung ist wenig in Stein gemeißelt. Vieles erschließt sich durch logische Deduktion, trial and error und nicht zuletzt durch Erfahrung. Das war für mich die Motivation für das Traineeship bei der wirkungsvoll GmbH. Ich möchte mein technisches Know-how, meine analytische Fähigkeiten sowie kreative Denkweisen vereinen und einfach geiles SEO machen.

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Dieser Artikel wurde am Mittwoch, den 19. September 2012 geschrieben. Wir freuen uns auf Deine Meinung, nutz hierfür einfach die Kommentarfunktion.
18 Kommentare bisher • RSS-Feed für Kommentare
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  • Seojunky sagt:

    Fehlen da nicht noch die Mittagspause & Social Media Aktivitäten? Aber nichtsdestotrotz ist wohl das Telefon der Zeitdieb schlechthin. Wobei das Lesen von Blogbeiträgen mitunter auch sehr viel Zeit und Geduld rauben kann.

    Beste Grüße

  • Jan sagt:

    Hi,

    ein spannendes Thema! Ab einem gewissen Stand bzw. einer gewissen Verantwortung muss man sich unbedingt mit den Grundlagen eines erfolgreichen Management auseinander setzen.
    Ich habe mal einen Artikel zum Thema Selbstmanagment geschrieben, das spielt ja auch eine große Rolle, wenn man an ein ordentliches Zeitmanagement denkt: http://www.seo-butze.de/2012/02/selbstmanagement-sich-selbst-organisieren/

    Viele Grüße & frohes Schaffen ;),
    Jan

    • Andreas sagt:

      Hi Jan,
      danke für den Verweis auf deinen Artikel. Aktuell lese ich auch „Getting Things Done“ und die bis jetzt wertvollste Erkenntnis (ich bin mit dem Buch noch nicht durch) ist für mich das schriftliche Festhalten aller anfallenden ToDos. Aber auch die Salami-Taktik sowie das Definieren erster Handlungsschritte finde ich sehr hilfreich.

      Gruß
      Andreas

      • Jan sagt:

        Ja, ich habe mir vorher immer alles gemerkt. Aber irgendwann kommt man an einen Punkt, an dem das nicht mehr gut. Der Trick ist halt ALLES zu notieren.
        Ich mache das in einer Mindmap. Das geht ganz gut. Wobei ich mich auch diziplinieren muss alles zu notieren. Was mir dann hilft ist, dass ich sehe, was ich z.B. heute erledigen muss (will) und dann nehme ich mir immer das Unangenehmste zu erst vor! 🙂 Let’s get it on! 🙂

  • Ralf sagt:

    Schön weit ausgearbeiteter Text zu der Problematik. Ich selber habe öfter erlebt, dass ich genau wusste, was mir Zeit erspart hätte, aber so sehr meinte, dass ich im Moment für gerade diese Maßnahmen keine Zeit hätte, weil ich dringend ein paar wichtige Dinge zu tun hätte…

  • WPler sagt:

    Sehr interessanter Artikel, hab auch sofort Parallelen zum Buch „Zeitmanagement für System-Administratoren“ aus dem O’Reilly Verlag entdeckt.

    Nach exakt dieser Methodik organisiere ich mich bereits seit 2009 mehr oder weniger erfolgreich und kann hiermit absolut bestätigen, dass man nur mit Kontinuität aber genau diese Methoden sehr wohl eine ganze Menge mehr am Tag schafft. Wie man genau diese Zeitfresser unter Kontrolle bringt, ist im Buch sehr gut und ausführlich beschrieben. Auch wenn der Titel doch eher auf eine bestimmte Berufsgruppe abzielt, ist es ebenso auch für den Programmierer & Web-Entwickler (wie ich) bzw. sicherlich auch SEO und andere mit dem Netz in ständiger Arbeit anwendbar.

    Das ist genau das, was ich hier im Artikel allerdings auch vermisse! Beispiel Telefon: Abhilfe bringt hier, wenn man feste Zeiten etabliert, wann man telefonisch erreichbar ist und – je nach dem wann man seine „Bestzeit“ hat – außerhalb dieser Zeiten die Erreichbarkeit legt. Ebenso finger weg von Email, FB, etc. sofern man damit nicht unmittelbar arbeiten muss in seiner Hochkonzentrationszeit, sowas kostet erheblich Zeit und viel schlimmer ist, man merkt es erst viel zu Spät.

    Bei mir persönlich ist es so:
    8 – 8:15 Uhr Terminplan, RTM, Kalendar prüfen
    8:15 – 12 Uhr Aufträge / Todos abarbeiten
    12 – 13 Uhr Kommunikation (Telefon, Email, FB, Twitter, G+, etc.)
    13 – 14 Mittag
    14 – 16 nochmals Arbeit wo weniger hohe Konzentration gefordert ist
    16 – 18 Sport, Einkaufen, etc.
    18 – 19 Abendessen
    19 – 21 restliche B/C-Prioritäten die nicht erledigt wurden, nächsten Tag planen

    Größtenteils klappt das fast jeden Tag, natürlich nicht immer.. gibt immer unvorhergesehene Ereignisse, die einem aus den Plan werfen. Ab Mittwochs/Donnerstags ist mir das dann sogar egal, weil ich in den ersten 3 Tagen fast den gesamten Wochenplan abgearbeitet habe. Und wie es auch hier schon hervorgehoben wurde – so richtig geil ist, dass man automatisch bei Konsequenz lupenreine geile Dokumentationen automatisch zur Verfügung hat – insbesondere dann, wenn man gleich richtig damit an einer Stelle angefangen hat (bei mir ist es ein Wiki auf einem Lokalserver).

    • Andreas sagt:

      Vielen Dank für die ausführlichen Einblicke in dein System. Schön zu sehen, dass es sehr gut zu funktionieren scheint. Ich selbst setze mich noch nicht allzu lange mit dem Thema auseinander und hoffe natürlich, dass sich auch bei mir mit der Zeit ein gut funktionierendes System einstellt.

      Gruß
      Andreas

  • igestalten sagt:

    Es sollte vielleicht noch erwähnt werden, das es keine Universalmethode gibt – die Menschen ticken nunmal unterschiedlich und umso wichtiger ist es, seinen eigenen Arbeits- und Organisationstyp zu kennen (ebenso unterschiedlich kann auch die tägliche Leistungskurve sein).

    Meine Grundlagen-Empfehlungen sind ebenfalls:
    The 80/20 Principle (Robert Koch) und
    GTD (David Allen)

    und immer wieder gerne angeguckt zum Thema „Procastinating“:
    http://www.youtube.com/watch?v=4P785j15Tzk

    tf

  • Robbi sagt:

    Sehr ausführliche Zusammenstellung zum Thema Zeitmanagement. Vor allem die Alpen-Methode und das Eisenhower Prinzip ruft wieder Erinnerungen an die Ausbildungszeit hervor. Allerdings finde ich die praktischen Möglichkeiten vor allem letzterer Methode doch eher begrenzt. 🙂

  • Der_B sagt:

    Ach ja die Zeitplanung. Zu Beginn meiner Selbständigkeit eine meiner größten Schwächen. Richtig in den Griff bekommen habe ich sie erst, als ich vom Home-Office in ein externes Büro umgezogen bin und seitdem konsequent Projekt/Zeitmanagement betreibe.

  • Das ist allerdings schwierig. Deshalb habe ich es in Tage gegliedert. Es ist gut, direkt morgens mit der Arbeit anzufangen, denn es sind ja zwei große und komplexe Arbeiten, die ich da schreibe.

    Gruß Katrin

  • Mario Weisz sagt:

    Wird alles befolgt! Schon allein, damit ich über meine Zeit selbst bestimmen kann, die ich nur habe wenn ich nicht an Unerledigtes denken muss.

    Eigentlich ist alles mit dem guten alten Satz von meinem Opa gesagt:

    Ein gutes Gewissen ist ein sanftes Ruhekissen!

  • Daniel sagt:

    Ich habe einmal gelesen, dass 5 Minuten Pause pro Stunde besondes die Leistung verbessern soll und man, auch wenn so jeden Tag viel Zeit für Pausen verloren geht, doch mehr geleistet werden kann.

    Seojunky im ersten Beitrag hat ausserdem auch noch etwas wichtiges erwähnt. Es gibt nämlich keinen Grud, den ganzen Tag auf Facebook ode rin einem ander Netzwerk eingeloggt zu bleiben. Wer viel schaffen will, sollte eigentlich besser ganz auf facebook verzichten.

  • Mike sagt:

    Zeitmanagement ist in Zeiten von Facebook deutlich schwieriger geworden. Heute gibt es viel zu viele Quellen im Internet, die einen ablenken.
    Man muss also mehr Disziplin aufbringen 😀

  • Petra sagt:

    Das Zeitmanagement ist nicht mein Problem. Mein Problem ist mein Motivationsdefizit, dass ich nichts, aber auch gar nichts auf die Reihe bekomme.

  • Martin sagt:

    Ein interessanter Artikel.

    Ich denke aber auch, dass Zeitmanagement nicht alles ist, aber eben ein wesentlicher Grundstock für erfolgreiches Arbeiten.
    Gepaart mit der entsprechenden Willenskraft, Disziplin und Motivation kann man so seine Ziele leichter und vor allem effizienter erreichen.

    @Petra
    Hier mal noch ein Artikel zum Thema Motivation, der könnte dir helfen, deine Ziele zu erreichen:

    http://www.kapital-internet.de/index.php/allgemein/willenskraft-und-motivation/

  • Joachim sagt:

    Zeitmanagement und Motivation ist wichtig, aber irgendwann kommt man an seine Grenzen.
    Möchte mit anderen meine Erfahrungen und Wissen teilen, da ich in den letzten Tagen viel umgesehen habe.
    Ich arbeite nun mit einer – Virtuellen persönlichen Assistentin – zusammen.
    Einen günstigsten Dienstleister mit deutschsprachigen Assistenten habe ich gesucht.
    Delegiere meine Aufgaben nun an meine Assistentin von http://www.eAssistentin.de (Qutsourcing).
    Ohne deren Unterstützung und meinem Zeitmanagement würde ich meine Arbeit als Selbständiger nicht schaffen. Sie arbeitet ca. 15 Stunden im Monat für mich.
    Ich schütze mich so vor Burnout und sichere meine Ehe!

  • […] Verbesserung mit sich. Weitere Informationen zu der so genannten Mind-Map-Methode sind unter seo-trainee.de […]

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